Förbundets organisation

[Jonas Magnusson]

Jag kan ju inte tycka annat än att det låter anmärkningsvärt att man klarar av att skriva styrelseprotokoll utan att få med något om varför man fattar de beslut man gör! Lika anmärkningsvärt kan jag tycka attt det är att inte protkollen redogör för vem som röstar hur i frågor med divergerande åsikter? Det handlar ju ändå om en budget på många miljoner.
 
Men det kanske vore bra om det skedde?
 
(Meddelandet ändrat av Jonas_magnusson 2014-01-14 07:05)

[Ann-Mari Bäckman]

Ett tillägg som svar till Barbro:
 
Det förstår väl jag och alla andra att det inte finns pengar till att jobba med något hur länge som helst, men varför har man tillåtit att ändra något fungerande bra till något, som man får hålla på i månader för att få det att fungera igen?
 
Jag gillar liknelser. Ta Anbytarforum, som exempel: Många tar upp det fantastiska med Anbytarforum är den kunskapsbank, som finns lagrad, möjligheten att söka på gamla frågor. Så gör man om Anbytarforum (vilket man ju också gjorde, men man gick snabbt tillbaks till det gamla igen efter protester) Då visar det sig att man kan inte söka på gamla frågor och dess svar, gamla inlägg syns inte, d v s de finns men de ligger huller om buller på ett svårsökt sätt, svaren du ger syns inte till inläggen, de får man leta med hjälp av datum m m.
 
Det blir protester. Man har förstört Anbytarforum. Så får man svaret att vi kommer att ändra på det och det. Resten får vara, för det finns inte pengar att reparera skadan mer än så!!!!
 
Då ställer man sig frågan. Finns det inget ansvar för en sådan förstörelse och vad är det för program som har använts?

[Vincent Eldefors]

Vet inte exakt vad du syftar på med vad för program som använts. Det går inte direkt att tala om program på samma vis när man bygger webbplatser. Nya Rötter-webbplatsen är i alla fall byggd med CMS:et Joomla som grund. Joomla är i sig skrivet i PHP. Några olika plugins till Joomla har använts men sedan måste man också skriva en hel del egen kod, i synnerhet om man vill kombinera flera mjukvaror med varandra som i det här fallet när man också måste in i Anbytarforum. Att man sedan lanserat en halvfärdig version som inte fungerar som det är tänkt har ingenting alls med de färdiga lösningar (mjukvara/program) man valt att göra utan det är förbundets eget beslut.
 
(Meddelandet ändrat av vineld 2014-01-14 13:10)

[Barbro Stålheim]

Det är mycket olyckligt att det på Anbytarforum framförs att Porträttfynd inte fungerar. Så är det inte! Porträttfynd fungerar till 95 % som tidigare. Det fungerar för alla användare som vill lägga in fotografier, att kommentera dem och att söka i materialet. Resterande 5 % är några mer detaljerade användningsområden som några (med all respekt) få dedikerade porträttfyndsanvändare saknar. Kommunikation om dessa har förts mellan Ann-Marie och Nina. Det mesta av de återstående 5 % kommer att åtgärdas, inom rimlighetens gräns. När man gör förändringar är det inte säkert att man kan göra exakt som tidigare, men det har inte med den övergripande funktionaliteten att göra.
 
Återigen; det handlar inte om någon halvfärdig produkt! Vincent; jag kan inte se att du någon gång har använt Porträttfynd, hur kan du då uttala dig om att det är en halvfärdig produkt?
 
Vad gäller Anbytarforum och ovan påståenden så kan det inte kommenteras av oss. Vi förstår inte frågan. AF lades tillbaka exakt som tidigare - det var mängder av länkar som inte fungerade sedan långt tidigare, länkar har ofta, som alla känner till, en begränsad livstid. Det har ingenting att göra med att AF fick en ny design - själva AF fanns hela tiden tillgänglig. Förbundet har sedan lång tid rekommenderat Google för att söka i AF:s stora material.

[Vincent Eldefors]

Jag menade inte att Porträttfynd inte fungerar idag, det gör det uppenbarligen. Då jag precis som du påpekar aldrig använt mig av det för egen del (annat än som tyst åskådare då och då) så kan jag bara utgå från det som skrivits. Att döma av såväl er egen text på nya Porträttfynd och de reaktioner som kommit från användare så verkar det ju inte ha fungerat till 95% vid lanseringen? Jag kommenterade som sagt var endast lanseringsprocessen, inte hur saker och ting ser ut idag.
 
Sen förstår jag inte riktigt varför ni valt en sådan märklig url: portraettfynd-ren-index. Det verkar gälla ett par andra delar av Faktabanken också.
 
Vad gäller AF så tolkade jag det mer som en hypotetisk jämförelse från Ann-Mari.
 
Sen kan det ju ofta vara bra att lyssna lite extra på vad väldigt aktiva användare som Ann-Mari saknar då de kan vara viktiga ambassadörer när det gäller att locka nya medlemmar.
 
(Meddelandet ändrat av vineld 2014-01-14 14:59)

[Barbro Stålheim]

Jonas; förbundet har också en valberedning med en ordförande som aktivt är i kontakt med bl.a. mig. Valberedningen är tillsatt av förbundets medlemmar. Valberedningen träffar styrelsens ledamöter enskilt åtminstone en gång per verksamhetsår. De intervjuar presumtiva kandidater. Revisorerna deltar i styrelsemöten, som jag tidigare skrev, några gånger per år. Det ingår i deras revision att kontrollera att styrelsens arbete fungerar.
 
Hittills har styrelsen varit överens. Jag kan just nu bara påminna mig en reservation under de snart 7 år jag har varit med i styrelsen. Den reservationen gällde en pristagare, en ledamot ville tilldela ett pris till en annan person än övriga styrelsen. Den reservationen är naturligtvis noterad.
 
Protokollen är, som sagts ovan, beslutsprotokoll, så fungerar de vanligtvis i alla organisationer. Protokollen kan åtföljas av bilagor, t ex utredningsmaterial, avtal etc.
Att ett protokoll ska innehålla att den sagt si eller så blir ett berättarprotokoll som knappast är effektivt. Det är besluten som är det väsentliga.
 
Ang. förbundets omsättning - ja, det är mycket pengar. Och det kräver att styrelseledamöterna har kompetens utöver den vanliga föreningskompetensen. Några behöver vara specialister på det område man ansvarar för, t ex ekonomi, datafrågor, juridik. Det är många frågor man måste läsa in sig på och kunna ta beslut om.

[Jonas Magnusson]

Jag är övertygad om att SSF utför ett bra jobb och att revisorerna inte har mycket att anmärka på, men andemeningen i mitt önskemål om publicerade protokoll grundar sig inte på att jag misstror de som jobbar där. Men däremot tycker jag att möjligheten att som enskild bilda mig en egen uppfattning om arbetet saknas. Att valberedingen erbjuder ett förslag till stämman utan att det finns något sätt att bilda sig denna egna uppfattning innebär ju att man i alla lägen måste lita på valberedningens förslag. Sammas sak gäller revisorernas arbete. Att de granskar att formalia efterlevs är ju en sak, men det säger ju inte mycket om ifall det är rätt beslut som fattas.
 
Nedanstående konkreta exempel visar klart och tydligt att man utan att krångla till det kan skriva styrelseprotokoll för stora riksförbund där man i enkla ordalag redogör för beslutsgången.
 
Person A föreslog att si och så skall ske eftersom...
 
Styrelsen beslutar
 
att utse Kalle, Pelle och Lina att delta i arbetet med
framtagandet av...
 
att godkänna rapporten.
 
 
 
Sveriges Bangolfförbund
 
Sveriges Orienteringsförbund
 
Sveriges Schackförbund
 
 
Man får reda på vem som föredrar och man får i korta ordalag reda på vad som beslutas och även viss bakgrundsinfo samt vem som röstar hur.
 
Med information om vilka frågor som varit uppe till diskussion kan man som enskild aggera utifrån den informationen. Har en idé avfärdats som man själv tycker är något som borde satsas på kan man följa upp det, kanske driva frågan lokalt för att i ett senare skede försöka få igenom den på riksplanet. Idag vet man inte vad som avslås eller nedprioriteras och därför går man som medlem miste om möjligheter att påverka, och förbundet går miste om engagerade medlemmars synpunkter och idéer som kanske ger den aktuella frågan ett helt annat perspektiv.
 
Jag är nöjd med ditt svar Barbro eftersom jag nu vet och förstår hur ni resonerar även om det är ett annat förhållningssätt än vad vad jag anser önskvärt.

[Michael Lundholm]

Min erfarenhet från förbundsstyrelsen 2006-2008 var att det ofta fanns en ganska stor spridning i åsikter i diskussionerna men att det sällan ledde till formella reservationer eftersom det generellt i Sverige finns en ganska stark tendens till konsensusbeslut. Jag har för mig det var vid tre tillfällen det blev formella reservationer, varav två då bara en enskild ledamot reserverade sig. Bara vid ett tillfälle (februari 2008) var det en större oenighet i en fråga och det ledde till att tre av 10 närvarande ledamöter reserverade sig och ytterligare en skrev en protokollsanteckning. Sådant framgår också av protokollen men det framgår inte när det i diskussionen framförs olika uppfattningar eftersom det (i vart fall då) var fråga om beslutsprotokoll. Huruvida man ska välja att publicera protokollen eller inte kan styrelsen själv besluta om. Självklart måste protokollen lämpligen anpassas för detta varför referat av beslut som blev offentliga var den modell som valdes tidigare.

[Mats Ahlgren]

Släktforskarförbundet består formellt av föreningar, det är otvetydigt.
 
Men det mesta av det som förbundet tillhandahåller riktar sig till individer, primärt de som är medlemmar i föreningarna och som har intresse av olika släktforskningsresurser eller har ekonomiska möjligheter till inköp.
 
Det är inte i första hand föreningarna som genererar miljoner till Bokhandeln, det är inte föreningarna som blir Rötters Vänner (de får inte ens vara med), det är inte föreningarna som köper årsboken eller prenumererar på Släkthistoriskt Forum. Det är inte heller föreningar som skriver på Anbytarforum, som använder Porträttfynd eller någon av de andra databaserna.  Det är enskilda individer, intresserade släktforskare, som får verksamheten att gå runt och som möjliggör den verksamhet som förbundet har idag.
 
Hur får vi dessa individer än mer intresserade, mer engagerade i vad som kan åstadkommas, att ställa upp än mer mangrant på de insatser rörande frivilligarbete som behövs?
 
Svaret är enkelt, involvera personerna mer, låt de få mer av det som brukar kallas intern information, få känna delaktighet. Detta vet alla som sysslar med kommunikation av något slag, och därför tycker jag att det är fel väg som förbundsstyrelsen nu valt, att sluta med de referat som tidigare gavs efter styrelsemöten. Nuförtiden är det knäpp tyst mellan två stycken Angeläget och, om det fortsätter, en enkel rapport om det ekonomiska halvårsläget.  
 
Jag hoppas att det kommer en ändring, att vi återigen får veta mer om de inriktnings- och genomförandebeslut som tas, i den grad som kan offentliggöras.
 
Alternativt kan förbundet återgå till det som står i stadgarna, att ha en samlande roll för föreningarna och driva opinionsfrågor, och lämna allt annat till en mer öppen, kanske kommersiell, organisation.

[Crister Lindström]

Verksamheten inom Sveriges Släktforskarförbund kan inte längre fortsatta i nuvarande form. Inom en snar framtid hotas hela verksamheten om inte förändringar görs som anpassas till den kommersiella verkligheten.
 
Av Förbundets intäkter vilar idag cirka 92 procent helt på verksamhet som drivs affärsmässigt - utan att vara organiserad på rätt sätt.
2014 var omsättningen nästan 12 miljoner kronor varav organisationsdelen omfattade cirka 1,8 miljoner. Den verksamheten täcktes endast till hälften av medlems/organisationsavgifter.  
 
Förbundets fortsatta verksamhet bör därför organiseras i två delar:  
 
1. Ett Släktforskarnas Förlags AB som driver den affärsmässiga delen och där såväl personal som lokaler ingår. Med detta upplägg kan Förbundet få en rättvisande momsredovisning och i fortsättningen slippa att förlora pengar. Det finns också en rad andra fördelar relaterade till aktiebolagsformen.
 
2. Den renodlade Förbundsverksamheten organiseras i en mindre enhet.
En förebild kan vara SABO - de allmännyttiga bostadsföretagens riksorganisation. Verksamheten var där, sedan 1950, organiserad ungefär som Sveriges Släktforskarförbund. Med den skillnaden att medlemsavgifterna finansierade verksamheten. En allt mer omfattande produktion av böcker mm samt konferenser och kurser tvingade fram en mera affärsmässigt organisation med ett förlag i aktiebolagsform och en mindre föreningsdel. Bolagisering är i t ex kommunerna för övrigt ett nödvändigt sätt att driva delar av verksamheten.
 
Det är dags att detta utreds, utvärderas och att verksamheten omgående förändras.

[Daniel Berglund]

Hej Crister,
det är bra att du väcker frågan. Har du möjligen något räkneexempel att utgå från i diskussionen?

[Crister Lindström]

Enligt uppgift kommer frågan upp på den samordningskonferens som genomförs lördagen den 5 mars.