Sekretess

[Anders Andersson]

Sekretess kontra offentlighet: Hur står det till med öppenheten i arkiven? Efterlevs offentlighetsprincipen som den skall av våra arkivmyndigheter? Vilka rutiner tillämpas i dag, och är de förenliga med såväl given lag som släktforskningsarbetet? Gynnas forskarna av offentlighetsprincipen, eller offentlighetsprincipen av forskarna?
 
Tjänstemannen undrade om jag inte förstod att de hade lagar och paragrafer att hålla sig till. När jag frågade vilka lagar och paragrafer hon menade sade hon att hon ju inte kunde hålla reda på allt.
(Lennart Lillieroth: Sekretess! Handbok om sekretesslagstiftningen)

[Carl-Johan Ivarsson]

En viktig diskussion som tagits upp här. Själv vill jag knyta an till hanteringen av sekretess på pastorsexpeditionerna. Eftersom jag har ägnat mig en del åt att utforska stamtavlor så har det blivit en del besök på dessa institutioner.
Rutinerna och attityderna till forskare på pastorsexpeditioner varierar oerhört. Jag kan dock gradera dem i tre grupper.
1. Forskaren får fri tillgång till kyrkböckerna med kommentaren Kom ihåg att det finns känsliga uppgifter! - en som jag tycker sympatisk men samtidigt förenat med ett stort ansvar.
2. Forskaren får skriva på något papper om att han/hon får ta del av uppgifter som kan vara sekretessbelagda men får sedan tillgång till kyrkböckerna.  
3. Forskaren får se i kyrkböckerna tillsammans med personalen/ alt. personalen tar fram böckerna själva. Motiveringen är svävande av typ 70-årsgränsen måste följas - om vi inte gör så här är det ingen idé att ha någon regel (!) Jag har vid något tillfälle blivit nekad att följa med personalen in i arkivrummet eftersom det finns hemliga uppgifter där. När jag frågade svarades att det rörde sig om kyrkans egna personalärenden.
När jag då börjat diskutera att huvudregeln är att folkbokföringen faktiskt inte är sekretessbelagd så har det ibland känts som att tala till en vägg. Okunskapen har varit monumental.
 
Jag vill understryka att min ambition med forskningen under 1900-talet inte är att söka reda på känsliga uppgifter om mina medmänniskor, utan att få fram vanliga folkbokföringsfakta: namn, datum och orter. Jag har sett åtskilligt som jag under inga förhållanden vill föra vidare. Men frågan är - vad skall man göra för att få en balans mellan forskarvänlighet och sekretess?

[Torgny Henriksson]

Jag har ofta skrivit till skattekontor och frågat om folkbokföringsärenden. De brukar alltid vara tillmötesgående, utom på ett kontor där man blankt vägrade lämna ut några uppgifter. Vad gäller för regler? Är det godtycke som avgör? Kan jag kräva uppgifter med hänvisning till någon lagparagraf?

[Leif Svensson]

Jag har tillbringat ett stort antal dagar på olika pastorexpeditioner när jag har letat efter uppgifter. För det mesta är det inga som helst problem att få fram uppgifter. Jag förstår  personalen som inte orkar/vill vara tillmötesgående på alla förfrågningar efter uppgifter om allt mellan himmel och jord.
Att tillmötesgå/hjälpa släktforskare är något man
gör utöver alla ordinarie arbetsuppgifter, så ofta blir det först när det är lite lugnare och man har lite tid över att sätta sig in i ärendet. Många gånger är det precis lika besvärligt för personalen att lyckas hitta uppgifter i böckerna på pastorexpeditionen som vad det är för oss att leta i källorna några hundra år längre bak.
Om man förklarar och kanske ger en liten bakgrundsberättelse vad man håller på med så får man oftast ett helt annat bemötande och all den hjälp man önskar sig, för då är det inte bara
torra data för personalen utan man får lite
mer känsla för uppgiften.
Samtidigt ringer telefonen dagarna i ända med folk som skall ha uppgifter direkt över telefon
när dog min faster Klara. Då hamnar skrivelsen
helt plötsligt ett snäpp längre ner på listan över vad som skall göras.
Att ge sig in på diskussioner om sekretessregler  
eller vad lagen säger m.m. löser inga problem.
Jag skulle inte vilja att någon talade om för mig hur jag skall sköta mitt arbete, enligt lagen skall du....
Ett vänligt bemötande får ett vänligt bemötande tillbaka, kanske inte första gången, men det är bara att fortsätta vara vänlig, till slut får ni säkert fri tillgång till alla uppgifter ni önskar.
Glöm inte att skriva under att ni godkänner
sekretessreglarna.

[Martin Sunnqvist]

Hej! Att veta vilka lagbestämmelser som gäller kan aldrig vara en nackdel, även om man kanske inte behöver hänvisa till dem som det första man gör i kontakt med en myndighet.  
 
Enligt sekretesslagen (1980:100) 7 kap 15 § gäller sekretess avseende folkbokföringen för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas, att den enskilde eller någon honom närstående lider men av att uppgiften röjs. Sekretessen gäller dock högst 70 år.  
 
Avslag på ansökan om att få ut handling kan överklagas till förvaltningsdomstol enligt 15 kap 7 §.
 
Jag vill poängtera, att offentlighet är huvudprincipen vad gäller allmänna handlingar (handlingar som inkommit till/upprättats hos myndighet), och att sekretess bara kan åberopas om lagbestämmelse därom finns. En prövning skall av myndigheten också ske i varje enskilt fall, d.v.s. för var och en som begär att få ut handlingen. Då skall beaktas huruvida alla de olika krav för sekretess som paragrafen uppställer är uppfyllda.  
 
Sveriges myndigheters öppenhet är rätt unik i världen, och kan naturligtvis kritiseras utifrån integritetsapekter.  
 
Martin Sunnqvist

[Anders Andersson]

Carl-Johan Ivarsson och Leif Svensson nämner möjligheten att få tillgång till potentiellt sekretesskyddat material mot att man undertecknar en förbindelse. Jag vet att denna möjlighet finns, men jag har ingen praktisk erfarenhet av den (jag har aldrig varit på pastorsexpeditionen för att få ut uppgifter).
 
Kan någon av er berätta vad denna förbindelse går ut på, formellt sett? Förväntas man använda sitt goda omdöme och själv inse vad som är skyddat av sekretess, eller har man skrivit under på att man inte kommer att lämna någon uppgift alls vidare, ens om den är trivial?
 
Jag utgår från att ansvarig tjänsteman finns till hands och kan ge sitt utlåtande när knepiga gränsfall dyker upp, men själva vitsen med förbindelsen är ju att avlasta tjänstemannen och göra det möjligt för den enskilde att söka på egen hand, så ett visst ansvar torde ju då också ankomma på den senare. Frågan är nu vilket detta ansvar är.
 
Finns det andra sekretessregler än den i SekrL 7 kap 15 § som kan bli aktuella när man bläddrar i det sentida folkbokföringsmaterialet? Jag tänker exempelvis på 7 kap 28 § om ärende som rör namnbyte, där eventuell sekretess också varar i upp till 70 år.

[Anders Andersson]

I och med omläggningen av folkbokföringen för några år sedan sades att arbetet med att föra över böckerna från församlingarna till landsarkiven skulle forceras, så att församlingarna inom några decennier inte skulle ha något arkivmaterial från myndighetstiden kvar.
 
Vet någon hur långt framskridet detta arbete är, och har det lett till några nya erfarenheter av hur SVAR och landsarkiven hanterar sekretessen, nu när det material de får in ofta torde vara yngre än 70 år? Mikrofilmas det direkt, eller får det ligga till sig först? Har någon sett mikrokort med material från 1929 eller senare?
 
Jag har fått uppfattningen att församlingsböcker och SCB-utdrag från detta sekels början filmas och släpps med femårsintervall, stämmer det? Kan vi i så fall emotse en ny uppsättning mikrokort år 2001, avseende perioden 1926-1930 (inklusive församlingsböckerna för 1930), eller sker det helt godtyckligt och kanske vid olika tillfällen för olika församlingar?

[Carl Szabad]

Anders: SVAR arbetar kontinuerligt med mikrofilmning av 1900-talets kyrkboksmaterial fram tills kyrkbokföringen upphörde sommaren 1991. Den ska vara färdig (tror jag) om drygt 10 år. Åtskilliga län är alltså redan klara, men sekretessen hindrar allmänheten att få tillgång till de mikrokort som är yngre än 70 år. De är i första hand till för folkbokföringsmyndigheten.
 
SCBs avskrifter är dock redan filmade så de släpps numera årsvis. Nu kan du alltså titta på, låna eller köpa korten fram till och med 1928. Detta gäller alltså födelse-, vigsel- och dödboksutdragen. Vad gäller församlingsböckerna så är de utdragen gjorda från 1930 med femårsintervall, men innan dess med tioårs.
 
Pastorsexpeditionerna får efter hand tillbaka sin egen församling på mikrokort. Tyvärr tycker dock många församlingar att man inte har råd med en kortläsare, och i och med det kan en släktforskare då inte få hjälp därifrån längre.

[Martin Sunnqvist]

Hej! Det finns en bestämmelse i SekrL 7 kap 32 § om sekretess 70 år för uppgift om enskilds personliga förhållanden i svenska kyrkans församlingsvårdande verksamhet. Detta kan få betydelse i den mån en uppgift inte faller under folkbokföringen eller annan liknande registering av befolkningen eller ärende om medlemskap i Svenska kyrkan i 7 kap 15 §. Exakt hur gränsen skall dras mellan de olika paragrafernas tillämpningsområde vad gäller den kyrkobokföring som fortfarande förs vet jag dock inte. Det är ju också tänkbart att förändringar av dessa paragrafer sker i samband med kyrkans övergång från statlig myndighet till privat organisation (om än med vissa officiella uppgifter), men de bör väl inte vara så genomgripande. För övrigt finns aktuella lagtexter på bl.a. www.notisum.se och www.rixlex.riksdagen.se.  
 
Martin Sunnqvist

[Martin Sunnqvist]

Hej! En rättelse - den andra webadressen skall vara http://rixlex.riksdagen.se
 
Martin Sunnqvist

[Carl-Johan Ivarsson]

När det gäller värdet av sekretessförbindelsen så tror jag att det begränsar sig till att vara en påminnelse om sekretessens existens. Den sekretessbelagda uppgiften är ju fortfarande sekretessbelagd när forskaren har tagit del av den, och ansvaret ligger vad jag förstår alla som tagit del av uppgiften.
När det gäller bemötandet på pastorsexpeditionen så delar jag erfarenheten med Leif Svensson, om att ett vänligt bemötande är huvudregeln, och att forskandet oftast inte innebär några problem. Jag har flera gånger blivit bjuden på kaffe och bröd på pastorsexpeditioner jag besökt!  
Men, när man möts av ovänlighet och ointresse från personalen så bör man ha offentlighetsprincipen i åtanke. Det är faktiskt inte upp till personalens dagsform eller godtycke om en uppgift skall lämnas ut.  Detta gäller för övrigt inte bara pastorsexpeditionen utan även andra platser där allmänheten skall kunna ta del av allmänna handlingar (t.ex. kommunkontor).

[Johan Sjöberg]

Vad gäller harmlösa uppgifter om folk borde det väl vara tillåtet att publicera uppgifter även yngre än 70 år? Naturligtvis är det tveksamt att publicera känsliga uppgifter, och bör i högsta grad undvikas (däremot bör man inte publicera lögner som folk hittat på istället- t ex personer som adopterat sina styvbarn och sedan påstått sig vara deras biologiska föräldrar o s v). Uppgifter som finns på kommunkontoren och kommunarkiven brukar väl i regel vara offentliga? Där förvaras ju exempelvis skolbetyg...:-)

[Markus Gunshaga]

Hej!
 
Jag är förvirrad. Jag har börjat anteckna dödsorsaker för samtliga av mina anor, deras syskon samt syskonens respektive.
 
Jag var på Landsarkivet i Lund nyligen, och letade (tillsammans med en anställd, då det gällde efter 70-årsgränsen) upp dödsorsaker för nämnda släktingar, och var framme och tittade i böcker så långt fram som 1985.
 
Jag har även mailat församlingar och frågat, och har alltid fått vänliga svar och fått de uppgifter jag behövt. Nyligen mailade jag  tre församlingar, och fick direkt svar från två av dem. Den ena församlingen skickade med fylliga uppgifter om personernas dödsorsaker (en av personerna död i januari 1991), medan den andra församlingen vägrade lämna ut uppgifter, och hänvisade till sekretessen (personerna jag frågade efter var döda 1984 och 1987).
 
Hur kan två församlingar ge så olika svar? När jag dessutom fick utförliga svar på en person död 1991, medan sekretessen är stenhård gällande uppgifter från 1984?
 
Mvh/en undrande Markus.

[Lena Persson]

Jag antar att de tyder bestämmelserna olika. Som jag fattat det är just dödsorsak sekretessbelagd i 70 år, undantaget ens nära släkt (var nu den gränsen går?. Och en del vill inte svara via mail eftersom de vill vara säkra på vem som frågar.

[Markus Gunshaga]

Hej Lena!
 
Det verkar onekligen märkligt, att en regel kan tolkas så olika. Nu fick jag ett mail till från den tredje församlingen, där den som svarade frågade hur jag var släkt med de efterfrågade personerna och vad jag skulle använda uppgifterna om dödsorsak till. Jag svarade, och fick då beskedet att uppgifterna skulle skickas till mig med snigelpost.
 
Jag skickade förresten mail igen till församlingen som hänvisade till sekretessen, och bifogade ett utdrag ur sekretessreglerna, får se vad som dyker upp.
 
Mvh/Markus

[Jörgen Tollesson]

Det är ju inget ovanligt att olika myndighetspersoner kan ha varsinn tolkning av såväl lagar som fakta i ett ärende; det gäller alla lagar, alla myndigheter och alla typer av ärenden. Det är just därför man ska ha möjlighet att överklaga myndighetsbeslut.
 
Detta är ju inte konstigare än att personer i allmänhet kan tolka uppgifter olika; inte ens här i Anbytarforum är ju alla överens om allt... J
 
När det gäller sekretess, så ska det alltid prövas i det enskilda fallet. Därför kan det bli olika beslut även om det är samma person som gör sekretessprövningen; det beror helt enkelt på hur känslig respektive uppgift är. T.ex. är självmord naturligtvis inget som angår någon annan än de allra närmaste.

[Markus Gunshaga]

Hej Jörgen!
 
Det var detta jag hänvisade till i mitt senaste mail till nämnda församling, att uppgifter får ej lämnas ut om anhöriga till den döde kan anses lida men, och jag frågade församlingen om det handlade om sådana dödsorsaker i dessa två dödsfall (1984 och 1987).  
 
Personerna som dog var 75 och 78 år gamla, så jag hoppas att det rör sig om naturliga dödsfall och att personen som besvarade mitt mail bara var överdrivet nitisk i sin bedömning, annars kommer det att saknas uppgifter i min forskning då jag har fått ut uppgifter om dödsorsak för övriga 8 syskon, men här tog det tydligen stopp.