Tomtarnas vaktparad - eller hur hålla reda på alla papper?

[Sten-Sture Tersmeden]

Ted R suckar i sitt veckobrev över hur han skall hantera pappersfloden!
 
Det finns nog många sätt att göra det på. Jag har själv precis samma problem! Lösningen måste vara enkel, inget sorterande i högar! Skaffa ett antal pärmar, märk dem AA till ÖÖ. Andra pärmen blir alltså AB osv. Varje pärm får ett flikregister 1-31. Det betyder att man kan sätta in 29x29x31 = 26071 handlingar!  
Sätt in dem vartefter de ankommer (låt dem inte bli liggande!).
Inför i ett datorregister pärmnummer, fliknummer och titel (ev utökad med valfria nyckelord). Använd Excel, Word eller något annat program som finns tillhanda. Wordpad följer t ex med gratis till operativsystemet till Microsoft.
 
I dessa program är det lätt att söka på godtyckligt ord eller del av ord! Brukar gå på ett par sekund att finna rätt dokument!
 
Lycka till!

[Bernt Bergkvist (Swetrot)]

En vanlig pärm är c:a 70mm tjock. 841 pärmar tar därför upp nästan 60 hyllmeter. Det är det i sanning inte många som har bokhyllor eller utrymme till.
 
En lösning är därför att istället skanna in alla handlingar och lagra dem i datorn. En sida med god läsbarhet tar upp c:a 2-300kb lagrungsutrymme. En vanlig hårddisk om 200GB rymmer c:a 800.000 sidor, och tar inte mer plats än att den brukar rymmas i en vanligt skjortficka. Även inberäknat utrymme för skanner etc så motsvarar utrymmet inte många pärmar eller pappershögar. Tidsmässigt är det ungefär samma tid som att arkivera och registrera på det gamla vanliga sättet.
 
Bernt Bergkvist

[Jojje Lintrup]

Fast hårddisken kan krascha...

[Ingemar Gollungberg]

Det verkar vara något som inte stämmer i första och andra inlägget under den här rubriken. Inte skall man väl använda 841 pärmar för att sätta in 26.071 handlingar, alltså 31 st i varje pärm. I en pärm får man väl plats med åtminstone det tredubbla om det är en tunn pärm och är det en normalpärm så bör den alltså rymma dubblel så många handlingar som den tunna pärmen. Hyllmetrarna kan bli betydligt färre till 26.071 handlingar.  
 
Men ett problem är det med arkivering av handlingar som senare skall kunna hittas någorlunda lätt.
 
Mvh
Ingemar

[Simon Olsson]

Har prcis samma problem, har scannat in mycket av alla papper på min dator och gjort backup:er på CD. Men vad händer om datorn krachar och CD-skivorna förstörs.. Har förlorat mycket av mitt arbete som varit på datorn genom åren.
 
Så därför sparar jag alla papper för säkerhets skull, så där står jag med en hög CD-skivor och har fortfarande kvar alla pärmar.
 
Var det något som sa att datorn skulle leda till det papperslösa samhället?

[Stig Hansson]

Simon
Jag förstår inte hur du kunnat bli av med ditt arbete om du gjort back-up på CD-skivor? Om du gör en back-up varje månadsskifte så är du säker på att din information finns kvar om/när hårddisken lägger av. Varför är papper säkrare?

[Sten-Sture Tersmeden]

Jag valde 31-flikssystem. Det har visat sig bli bäst i genomsnitt. Vissa handlingar kan vara rätt tjocka, andra består av bara en sida.
Givetvis har jag ännu inte så mycket som 29x29 pärmar, det är snarare 50 st med 700 dokument, dvs med 14 dokument per pärm i genomsnitt, beroende på att vissa dokument fyller en hel pärm. Men numreringsystem växer alltid ur kläder, så jag ville ha marginal.